Одржавати компактну инвентаризацију
За сваки сервер, записати производ, пакет, јавну адресу са лиценцом и датум истека. Сачувати потврде о плаћању са референцама на нарачки. Одржавати инвентар одвојено од лозинки и приватних кључева.
Преглед пре обнове
Упоредити тренутну употребу са ограничењима пакета. Потврдити да ли је сервер и даље потребан и да ли је исправан контакт за плаћање. Прегледати следећу цену уместо да се ослањате на прву куповину.
Одвојити повратак новца и укидање
Повратак новца и укидање лиценце имају различите последице и записе. Проверити оба стања при решавању отказа. Оставити одговор достављача и разговор са подршком повезан са оригиналном нарачком.